Najważniejsze obowiązki w kontekście instytucji beneficjenta rzeczywistego są związane z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). CRBR jest prowadzony przy użyciu systemu teleinformatycznego i służy do gromadzenia i przetwarzania informacji o beneficjentach rzeczywistych. W Polsce Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawny i ma charakter publiczny, jednak nie jest tak w każdym kraju w UE. Jednym z głównych celów CRBR jest przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Posiadanie dokładnych i aktualnych informacji o rzeczywistych beneficjentach jest kluczowe w zwalczaniu tych zjawisk, ponieważ utrudnia przestępcom ukrywanie swojej tożsamości w złożonych strukturach korporacyjnych. Publiczny charakter rejestru umożliwia każdemu bezpłatny dostęp do danych o beneficjentach rzeczywistych. To może przyczynić się do wzrostu zaufania do rynku finansowego i uczestników obrotu gospodarczego.

Zgodnie z art. 60 ust. 1a pkt 1) Ustawy o AML:

Informacje zgłoszone do Rejestru są aktualizowane w przypadku podmiotów, o których mowa w: art. 58 pkt 1-5 i 7-13, w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania;

W związku z powyższym, głównym obowiązkiem związanym z instytucją beneficjenta rzeczywistego jest aktualizacja zgłoszeń informacji o beneficjentach. W przypadku niezgłoszenia tej informacji lub zgłoszenia informacji niezgodnych ze stanem faktycznym, na spółkę może zostać nałożona bardzo wysoka kara. Zgodnie z art. 153 ust. 1 Ustawy AML:

Podmioty wymienione w art. 58 pkt 1-5 i 7-13 lub powiernik, lub osoba zajmująca stanowisko równoważne w podmiocie, o którym mowa w art. 58 pkt 6, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji informacji, o których mowa w art. 59, w terminie wskazanym w ustawie lub podały informacje niezgodne ze stanem faktycznym, podlegają karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł.

Zgłoszenie aktualizacyjne w CRBR nie jest skomplikowane i polega na wypełnieniu podstawowych danych o osobie fizycznej będącej beneficjentem i o zgłaszającym (np. członku zarządu). Zgłoszenie takie można podpisać przy użyciu profilu zaufanego.