W zależności od tego, jak długo firma działa i zatrudnia pracowników, zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej mogą być różne.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a) i 9b) kp:

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

(…)

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej; (…)

Kodeks pracy reguluje w tym zakresie dwie zasadnicze kwestie – okres oraz formę przechowywania. Co do zasady, okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat po zakończeniu stosunku pracy. Po jego upływie dokumenty zwraca się pracownikowi lub niszczy, w zależności od woli pracownika. Jeśli chodzi o formę – dokumentacja może być przechowywana w formie papierowej lub zdigitalizowanej. Wyżej wskazana regulacja ma jednak zastosowanie jedynie do osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Szczegółowy zakres i sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W odniesieniu do stosunków pracy, które zostały nawiązane przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej winien być ustalany zgodnie z przepisami obowiązującymi przed tą datą (zob. art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, liczonych od dnia: zakończenia pracy u danego pracodawcy – w przypadku dokumentacji osobowej; oraz od daty wytworzenia – w przypadku dokumentacji płacowej (zgodnie z postanowieniami art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku).

Istnieje pewna trudność w ustaleniu okresu przechowywania dokumentów, które przed 1 stycznia 2019 roku nie były włączane do akt osobowych, takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. W tamtym okresie powszechnie stosowano zasadę przechowywania tych dokumentów przez okres 3 lat, co odpowiadało długości okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych. Z tego względu tego typu dokumenty, związane ze stosunkiem pracy nawiązanym przed 1 stycznia 2019 roku, powinny być przechowywane przez okres 3 lat.