Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Portalu Rejestrów Sądowych.

Art. 694⁴ § 1 – 2⁴ kpc reguluje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę wpisu do KRS.

Zgodnie z art. 694⁴ § 1 kpc:

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Dokumentem stanowiącym podstawę wpisu może być np. uchwała o powołaniu członka zarządu, czy protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników obejmujący uchwałę w przedmiocie zmiany umowy spółki.

Poświadczony urzędowo odpis lub wyciąg, sporządzany jest przez notariusza (art. 79 pkt 2 i art. 96 pr. not.) albo konsul (art. 28 ust. 1 i 2 pr. konsul.).

Zgodnie z art. 694^4a § 1 kpc:

Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej lub elektroniczne uwierzytelnienie odpisu udzielonego mu pełnomocnictwa następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika odpisu dokumentu lub odpisu pełnomocnictwa do systemu teleinformatycznego.

W związku z powyższym, profesjonalny pełnomocnik, tj. adwokat lub radca prawny składając wniosek za pośrednictwem systemu Portalu Rejestrów Sądowych ma możliwość poświadczania dokumentów stanowiących podstawę wpisu do KRS poprzez opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 694⁴ § 2² kpc w zw. z art. 694⁴ § 2³ kpc jeżeli dokument stanowiący podstawę wpisu do KRS został sporządzony w formie papierowej należy złożyć do portalu rejestrów sądowych elektroniczną kopię tego dokumentu, a następnie w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku przesłać do sądu rejestrowego oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo