Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości

Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Warto zauważyć, że jedyną akceptowaną formą sprawozdania finansowego jest ta w postaci elektronicznej, przyjęta przez Ministerstwo Finansów z narzuconą strukturą logiczną plików. To oznacza, że nie ma możliwości przygotowywania sprawozdań finansowych, na przykład w popularnych formatach Word czy Excel; konieczne jest korzystanie z oprogramowania wbudowanego w stosowany system finansowo-księgowy lub specjalnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Tradycyjne sprawozdanie finansowe w formie papierowej, nawet jeśli jest tworzone na potrzeby wewnętrzne jednostki, nie kwalifikuje się oficjalnie jako sprawozdanie finansowe, lecz jedynie jako jego kopia.

Bez wątpienia elektroniczna forma sprawozdania finansowego z narzuconym formatem może stanowić wyzwanie zarówno w procesie tworzenia, jak i w prezentacji dla kierownictwa jednostki, właścicieli czy organów nadzorczych. Nie wystarczy bowiem jedynie wydrukować sprawozdania i przedłożyć w formie papierowej odpowiednim organom w przedsiębiorstwie. Zamiast tego konieczne jest wygenerowanie pliku „xml” zawierającego sprawozdanie finansowe, przekazanie go w formie elektronicznej, na przykład zarządowi, radzie nadzorczej czy właścicielom. Następnie plik ten powinien być odczytany za pomocą odpowiedniej aplikacji (np. udostępnionej przez Ministerstwo Finansów), umożliwiając formalne przeglądanie i analizowanie legalnego sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej (sporządzane w dowolnej elektronicznej formie) są wyjątkowe i sporządza się je np. dla spółek cywilnych.