Po rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS, spółce zostaną nadane numery REGON i NIP. Zgodnie z art. 5 ust. 1, ust. 2a i ust. 2c:

1. Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

(…)

2a. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1) objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

2b. Podatnicy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w ust. 2b pkt 2, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zatem podstawowym obowiązkiem ewidencyjnym jest przesłanie zgłoszenia identyfikacyjnego na tzw. formularzu NIP-8 do właściwego dla spółki urzędu skarbowego.

Brak zgłoszenia NIP-8 w terminie wypełnia znamiona wykroczenia skarbowego, o którym mowa w art. 81 § 1 kks, zgodnie z którym:

Art. 81. KKS

Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia identyfikacyjnego

• 1. Podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi:

1) nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne,

2) dokonuje zgłoszenia więcej niż jeden raz,

3) nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy,

podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Należy również pamiętać o tym, że każda spółka handlowa jest zobowiązana do złożenia zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Za brak zgłoszenia się do rejestru grozi nawet 1 milion złotych kary.

Po rejestracji spółki zwykle podejmuje się też inne typowe czynności mające na celu uczynienie spółki w pełni operacyjną, do których należą czynności takie jak założenie rachunku bankowego dla spółki, podpisanie umowy z biurem księgowym, rejestracja na VAT.