Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawa o podatku od towarów i usług:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W związku z powyższym, co do zasady przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej, gdy sprzedaje towary i świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym.

Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca sprzedaje towary lub świadczy usługi wyłącznie na rzecz firm lub organizacji oraz organów administracji samorządowej i państwowej nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Zgodnie z art. 111 ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej oraz niektóre czynności z obowiązku ewidencjonowania za pośrednictwem kasy fiskalnej, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa.

Szczegółowy katalog dostawy usług i sprzedaży towarów, przy których istnieje obowiązek posiadania kasy fiskalnej znajduje się w paragrafie 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.