Jest to zależne od celu przechowywania. W przypadku danych osobowych pracowników, mogą być przechowywane po zakończeniu zatrudnienia w celach archiwalnych, statystycznych lub w celu spełnienia innych wymagań prawnych.

W przypadku dokumentacji kadrowej okres ten może wynosić kilka lat po zakończeniu zatrudnienia (np. 5 lat), ale konieczne jest dostosowanie tego okresu do konkretnej sytuacji i wymagań prawnych.

Akta pracownicze należy przechowywać zgodnie z aktualnymi przepisami przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Przepisy te obowiązują jednak od 1 stycznia 2019 r.

W przypadku osób zatrudnionych przed 1999 r. obowiązuje okres 50 lat. Natomiast w przypadku osób zatrudnionych pomiędzy 1999 r. a 2018 r. okres ten zasadniczo również wynosi 50 lat, jednak może być skrócony do 10 lat, jeśli pracodawca przekaże do ZUS   raporty informacyjne ZUS RIA. Okres obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport ZUS RIA.