Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu. W spółce kapitałowej za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada zarząd.

Następnie zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu – z tym zastrzeżeniem, że pozostali członkowie mają obowiązek złożenia oświadczenia w formie pisemnej, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

Członek zarządu może również odmówić podpisania sprawozdania finansowego, w takiej sytuacji jest zobowiązany do sporządzenie pisemnego uzasadnienia odmowy podpisania sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie sporządzane jest w specjalnym elektronicznym formacie XML.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. należy sporządzić w terminie do trzech miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, czyli zazwyczaj do 31 marca.

Podsumowując sprawozdanie finansowe sporządza zarząd we współpracy z księgowością w terminie do 31 marca, w specjalnym elektronicznym formacie XML opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.